Obchodní nabídka … kdy ji poslat?

V běžném životě obchodníka existuje nepřeberné množství scénářů obchodních případů. Záleží na mnoha okolnostech, jak se vyvíjejí. Každá situace a každý případ je vždy tvořen lidmi. Jejich činnosti tvoří "ten náš obchodní život".

V principu je to ale vždy stejné. Dostaneme se do "nějaké" fáze jednání, kdy si myslíme, že je potřeba poslat nabídku, nebo alespoň nějaký obchodní návrh. Jaký čas je ale ten správný? Je to přesně ten čas, kdy už máme zjištěné potřeby (nejen firemní, ale také osobní potřeby naší kontaktní osoby, nebo osob). Když známe potřeby, pak můžeme vystavět náš návrh řešení těchto potřeb. Stačí to? Ne, to ještě není všechno. Ještě potřebujeme znát, jaký je rozhodovací proces u našeho zákazníka, kdo a kdy do něj zasahuje (musíme znát mapy vlivů jednotlivých osob), zda je ten správný čas, zda zákazník disponuje dostatečným rozpočtem na nákup, kdo ještě z našich konkurentů je ve hře, jaká jsou zákazníkova očekávání, ...

Před zasláním nabídky nebo návrhu je tedy potřeba vědět:

  • Má opravdu o naše služby / řešení zájem? Jenom ten zákazník, který projeví opravdový zájem o naše služby, může nabídku dostat. U ostatní je to předčasné a může to být plýtvání času nebo příliš rychlý výstřel, který může v budoucnu vést k nežádoucímu nepochopení a ústupkům.
  • Máme opravdu reálnou šanci obchod získat? (nebo jsem tam jen do počtu, nebo z nějakého jiného důvodu). Skutečně zákazník hledá řešení, které mu chceme nabídnout? Odpovídá naše řešení potřebám a přáním zákazníka?
  • Známe celý rozsah potřeb (známe podstatu problému)? Toto je velmi důležité. Pakliže dobře nepochopíme, o co opravdu jde, nemáme šanci. A nabídka? To je zcela zbytečná aktivita, která nás stojí čas a peníze. Při vedení jednání je tato fáze kritická. Nikdy ji nepodceňujme!
  • Víme, jaký má zákazník rozpočet a kdy ho má k dispozici? Víme, jak ho může čerpat? Při jednání o potřebách je jeho nedílnou součástí také otázka zdrojů na nákup řešení. Pro někoho to může být nepříjemné se ptát, nebo někdo čeká, že "je to jasné". Není tomu tak. Je potřeba si ověřit, zda klient má peníze, popřípadě další zdroje na zavedení a používání našeho řešení. I tady můžeme zjistit, že zákazníkovi můžeme pomoci s dodatečnými službami - např. zaškolení zaměstnanců, doručení metodiky / procesu na používání, účtování, atd.
  • Musí být nabídka nebo návrh schvalován? Kdy a kým? Známe rozhodovací proces? Jestli ano, dělejme na nabídce. Jestli ne, jdeme na jednání a zjistíme, co je potřeba. Stojí za si uvědomit, že každý, kdo je do rozhodovacího procesu zapojený, má různé představy o řešení, které vyplývají z jeho pozice a odpovědnosti.
    • Jaká jsou rozhodovací kritéria? Podle čeho se bude rozhodovat, musí být řídící pro sestavení nabídky. Jednoduše, tato kritéria (tyto otázky) musí mít v nabídce odpovědi.
    • Už jsme zákazníkovi posílali nějaký návrh dříve? Jaký? S jakým výsledkem? Dodržujme kontinuitu. Jinak to nejde. Zákazník si pak může myslet, že nejsme profesionálové a nabídky u nás dělá, kdo může. Využívejme znalostní bázi (např. CRM).
    • Musíme tedy začít od začátku nebo budeme navazovat na dřívější komunikaci?
    • U stávajících zákazníků je potřeba zrekapitulovat kvalitu a rozsah spolupráce - zejména odebírané produkty / služby, objemy spolupráce, aplikované obchodní a platební podmínky, případné reklamace a jejich stav a řešení, historii aktivit (co a s kým jsme řešili), otevřené obchodní příležitosti, platební morálku).

V nabídce musíme dodržet následující:

  • Rozsah je determinovaný příjemcem, nebo příjemci. Když to bude generální ředitel, je potřeba mu poslat max. 2 stránky, jinak to nebude číst. Jestli je příjemcem např. finanční ředitel, nabídka obsahuje větší detail, aby věděl nejen to, co nabízíme, ale také to, jaké to má důsledky. Pro technického specialistu bude nejdůležitější technický popis řešení, možná také logistika, atd.
  • Nabídku vždy posíláme určeným příjemcům. Tomu uzpůsobujeme i rozsah, viz výše. Každý pak může dostat pouze svou část. Ředitel dostane shrnutí celé nabídky, technický specialista část technickou, příjemci z finančního úseku část ekonomickou, atd.
  • Oddělíme naší dodávku služeb / řešení od ceny. Cílem je zákazníkovi komunikovat, co mu dodáváme ve vztahu k jeho potřebám. Musí být zřejmé, že se jedná od řešení jeho potřeb ve vztahu k plnění jeho cílů - jako celku, tedy jako celé firmy. Tím dostaneme všechny zúčastněné na jednu loď. Nebudou řešit cenu za jednotlivosti, ale budou se bavit o tom, že naše řešení jim může pomoci splnit jejich cíle.
  • Pokud to jde, v souvislosti s cenou, nabízejme možnosti. Pakliže cenu komunikujeme v různých "patrech" v závislosti na rozsahu dodávaných služeb (a jejich intenzitou), pak to pro zákazníka vytváří prostor pro jeho rozhodnutí. A o to jde.
  • V nabídce bychom měli používat jednoduchý jazyk, aby tomu zákazník (a všichni zúčasnění) rozuměli. Náš žargon nikoho nezajímá a nikdo mu nerozumí.
  • Nabídku je potřeba obsahově zkontrolovat. Jsou tam odpovědi na rozhodovací kritéria? Jsou tam řešené také osobní potřeby zúčastněných kontaktních osob zákazníka?
  • Formální a jazyková korektura je také velmi žádoucí.
  • Používejme kladný jazyk. Slova jako poplatky, náklady apod. patří do popisu klientových potřeb určených k řešení. Naše služby a řešení naopak umožňují udělat investice do rozvoje firmy, zaměstnanců, ...
  • Pokud máme, pak do nabídky použijme také reference od stávajících zákazníků, kteří naše služby v dané oblasti již využívají.
  • Představení a detaily o naší firmě si nechme na závěr. Zákazníka zajímá především řešení jeho potřeb.
  • Zkontrolujme také, zda nabídka je dostupná z různých typů zařízení. Mějme na paměti, že nabídka může být zobrazena na tabletu, PC, telefonu. Ty navíc mohou využívat různé operační systémy. Některé typy písma, nejsou dostupné na Apple, jiné ano, atd.
  • Čas dodávky a plnění musí být smysluplný a realizovatelný.

Není to tak složité, jak se může na první pohled zdát. Jako všechno, i toto téma je otázkou "cviku". Jakmile dostaneme tento postup do základních návyků, pak už to půjde samo. Protože tam, kam směřujeme naši energii, tam dosáhneme výsledků.