Předmět v e-mailu, řešíte, co napsat?

V úvodu je potřeba říct, že dnešní doba přináší neustálou komunikaci - komunikuje se všechno, pořád a prostřednictvím všeho, co je k dispozici. A mám na mysli zejména komunikaci elektronickou.

Znáte to sami. V mailu máte newslettery, nabídky (i ty, o které jste si neřekli), různé tipy a rady, atd. Dneska každý vytváří nějaký obsah, aby se jeho stránky dostaly na přední strany ve vyhledávačích. Pak je jasné, že pořád něco vymýšlí (nebo si nechává vymýšlet) a tak neustále vytváří zásobárnu všeho možného. Otázka zní, zda to potřebujeme a hned ta další, jestli to tím pádem čteme. A to jsme zatím převážně u soukromého obsahu.

A teď ten pracovní k tomu. Lidi sedí u počítačů nebo lítají někde venku a shání nové obchody, něco opravují, atd., dělají svou práci a k tomu "nějak" komunikují. K tomu je tady hromada lidí, kteří chtějí mít všechno písemně a tak všechno posílají mailem (v kopii nejraději na nadřízeného, kolegy z marketingu, IT, ...). Často se stane, že od jednoho kolegy máte 4 maily na jednu věc (pak je na vás, co s tím - dát si dohromady nebo mu to vrátit, ať se "vzpamatuje" a napíše to pořádně, do toho ve finále zapomene poslat přílohu a máte tam 5.). Málokdy se setkám s tím, že firmy využívají nějaké komunikační platformy. Nemyslím chaty nebo interní platformy typu Facebook. Myslím skutečně systémová řešení, kde jsou k dispozici firemní informace, úkoly, komunikace s klienty, obchodní příležitosti. atd. Hodně firem a lidí to řeší přes maily. Jak se lidově říká, papír snese všechno, a podle toho to občas vypadá. Mailboxy se plní mnohdy nepotřebnou a zbytečnou komunikací.

K tomu, abychom se v tom lépe orientovali jsme si vymysleli pravidla a tak se některé maily objevují červeně, jiné modře, zeleně, atd. abychom na první dobrou věděli, co a kdy přečíst. Podle námi definovaných priorit:-)

Práci nám hodně ulehčí předmět mailu. Je-li dobře napsaný, může v několika málo slovech vyjádřit, co je uvnitř. Když zaujme, pak je to super. Nesmí ale lhát! To se stane jednou, maximálně dvakrát, a naše důvěra v odesílatele je pryč. Nejen u interních, ale i externích mailů.

Co my obchodníci s tím můžeme dělat, aby naše maily byly pro jejich příjemce zajímavé a aby v nich našli přesně to, co jsme si slíbili anebo to, co je může zajímat? To je docela fuška. Principiálně jde ale o to, abychom přemýšleli, kdo je příjemcem mailu. Např. když budu posílat mail řediteli nějakého úseku nebo celé firmy, pak k tomu musím zvolit vhodnou formu, jazyk i délku. Když to neudělám, v lepším případě se mi zpátky vrátí e-mail s TLTR (viz článek o používaných akronymech). V tom horším, nedostanu žádnou odpověď. Je potřeba se tzv. obout do jeho bot a přemýšlet jako on. Obvykle je často na cestách, jednáních apod. Je velmi pravděpodobné, že náš e-mail si v 9 z 10 případů otevře v telefonu nebo na tabletu. Když je text delší než na jednu obrazovku, velmi pravděpodobně ho nebude číst. Když v té jedné stránce nenajde, co ho zajímá (WIIFM), pak je to pro něj ztráta času a náš e-mail si příště asi nepřečte. Naopak ekonom nebo technický specialista ocení, když v mailu najde všechny informace a souvislosti s řešenou věcí.

Ale zpátky k předmětu. Měl by být výstižný, krátký, zajímavý a lákat k otevření mailu. Jak na to? Výše jsem psal, že je to fuška. Když se nám podaří se nad to povznést, pak to může být i docela zábava. Popustíme uzdu naší tvořivosti (zapojíme pravou mozkovou hemisféru) a vrhneme se na to. Také je potřeba říct, že to, co funguje dneska a tento měsíc, příští měsíc už fungovat nemusí. Takže si hrajeme a vymýšlejme, co naše zákazníky může nalákat a to co nás odliší od ostatních obchodníků. A pozor! Neusněte na vavřínech. Jeden předmět znamená jeden e-mall. Kolik jich napíšete za měsíc? Jo, a schovávejte si je. Mohou se hodit i v budoucnu.

Pár příkladů:

Když zákazník neodpovídá nějakou dobu na vaše maily, telefony.

"Uvažuji správně?" Např. pro vaše prospekty, kteří neodpovídají na vaše zprávy. V textu pak může být otázka z předmětu uvozená vaší domněnkou, že toto téma není pro firmu v danou chvíli prioritou.

"Dostal jsem pokyn k uzavření vašeho případu". Do těla mailu pak můžete napsat, od koho a proč a pokud v budoucnu bude zákazník chtít, jste mu pořád k dispozici.

"(název zákazníka), Tohle by se vám mohlo hodit". Když se zákazníkem řešíte jeho potřeby a mnohdy nějaké potíže a najdete nějaký blog nebo se u vás ve firmě objeví sdílená informace, která ho může zajímat.

"Pár tipů na víkendové aktivity". Tím to trochu odlehčíte a zkusíte získat pozornost jinak.

"Zůstaneme spolu nebo mám odejít?". Jiná forma, jak říci, že chcete nebo potřebujete nějakou reakci.

Tipy na následné maily.

"Tady je to, co jsem Vám slíbil". Můžete k tomu připojit i jméno kontaktu, které mail zasíláte.

"Naše další kroky". Popis toho, na čem jste se dohodli, nebo když se třeba nový zákazník na chvíli odmlčí.

"(číslovka) možností, jak začít". Do těla mailu napište stručně, jak se dá začít spolupráce - telefon, schůzka, workshop, konference, atd.

"Ocenil bych vaší reakci na naše setkání, na testovací provoz, ...". Psát je potřeba, dokud je to aktuální.

Tipy na chladné maily.

"(jméno našeho společného známého) mi doporučil, aby se s vámi spojil". Kdo jiný může lépe spojit lidi s lidmi.

"Snad mi můžete pomoci". Když píšete do firmy a hledáte vhodný kontakt pro komunikaci na "vaše" téma. Třeba to bude právě ta osoba, které píšete nebo vám pošle kontakt na kolegu.

"Co kdybychom se potkali?". Když víte, že někdo brouzdal po vašem webu a prohlížel si něco konkrétního.

"Našel jsem Vám prostřednictvím (jméno vašeho společného známého)". Jméno v předmětu výrazně zvyšuje pravděpodobnost odpovědi.

Jak jsem psal výše. Třeba vám to zafunguje a třeba ne. Hlavně je důležité, abyste si při psaní mailu a jejich předmětů cítili s nimi v souladu. Jakmile to tak nebude, raději je napište jinak. Ono to pak přijde samo!